Když dodavatel nemá feed, nahrajete jeho produkty do DataDepa z Excelu. Stejným souborem je pak i aktualizujete - třeba jen ceny a sklad. DataDepo s ručně nahranými produkty pracuje stejně jako s produkty z feedu: napárujete jim kategorie, projdou cenotvorbou a odejdou na e-shop.

Kde ho najdete

Produkty > Importy přes Excel. Stránka Ruční importy má čtyři záložky:

  • Import produktů - nahrání souboru,
  • Export produktů - stažení produktů dodavatele jako šablony pro úpravu a zpětné nahrání,
  • Historie importů - výsledky všech nahrání včetně chyb po řádcích,
  • Přehled ručně nahraných produktů - produkty, které vznikly ručním importem.

Menu Produkty > Importy přes Excel

Ukázkové soubory

Nejrychleji začnete úpravou hotové ukázky. Každá ukazuje jednu typickou situaci:

Soubor Co ukazuje Způsob zpracování
Založení produktů nové produkty s popisem, cenami, skladem, obrázky a parametry ve skupinách; zboží skladem, nedostupné i s datem naskladnění Vytvořit nové produkty, aktualizovat stávající ručně vložené
Varianty produkty s variantami podle barvy a průměru, každá varianta s vlastní cenou, skladem a EANem Vytvořit nové produkty, aktualizovat stávající ručně vložené
Aktualizace skladu a cen jen kód produktu, nákupní cena a sklad u produktů, které už v DataDepu jsou Pouze aktualizovat stávající produkty
Více dodavatelů v jednom souboru dva listy = dva dodavatelé, parametry zapsané v jednom sloupci, nákupní a minimální cena, vlastní text dostupnosti Vytvořit nové produkty, aktualizovat stávající ručně vložené
Ceny v cizí měně ceník v eurech a v polských zlotých, přepočet kurzem ČNB i vlastním kurzem (viz Ceny v cizí měně) Vytvořit nové produkty, aktualizovat stávající ručně vložené

Před nahráním přejmenujte list na přesný název svého dodavatele. DataDepo podle názvu listu pozná, ke kterému dodavateli produkty patří. Pokud si import chcete jen vyzkoušet, založte si testovacího dodavatele v Projekt > Správa dodavatelů tlačítkem Vytvořit dodavatele a list pojmenujte stejně - zkušební produkty se vám tak nepomíchají s ostrými. Produkty i značky v ukázkách jsou smyšlené.

Máte-li už u dodavatele nějaké produkty, stáhněte si jako šablonu jeho vlastní data v záložce Export produktů (viz Export produktů jako šablona).

Jak je soubor sestavený

  • Jeden list = jeden dodavatel. Název listu musí odpovídat názvu dodavatele v DataDepu (na velikosti písmen a diakritice nezáleží). Dodavatel musí v projektu existovat. V jednom souboru může být víc listů, tedy víc dodavatelů.
  • Hlavička má tři řádky:
    1. řádek - skupina sloupců: Základní údaje produktu, Ceny, Skladové informace, Obrázky, Parametry. Název skupiny stačí napsat nad její první sloupec (nebo buňky sloučit).
    2. řádek - jen nad parametry: název skupiny parametrů (například Rozměry). Prázdná buňka znamená stejnou skupinu jako vlevo. Nad ostatními sloupci zůstává prázdný.
    3. řádek - název sloupce přesně podle tabulky níže.
  • Produkty začínají na 4. řádku. Prázdné řádky se přeskočí.

Výřez ukázky Založení produktů: tři řádky hlavičky a data od 4. řádku (některé sloupce jsou skryté)

Sloupce

Pořadí sloupců ani skupin nehraje roli a nepotřebné sloupce vynecháte. Neznámý název skupiny nebo sloupce ale import celého souboru zastaví, proto názvy přepisujte přesně.

Základní údaje produktu

Sloupec Poznámka
Kód produktu povinný vždy; jednoznačný a neměnný kód u dodavatele, max. 40 znaků
Název produktu povinný při založení produktu
Kategorie povinný při založení; libovolný název (například Nádobí > Hrnce), produkty se stejnou kategorií pak najednou napárujete na kategorii e-shopu
EAN doporučený, podle EANu se produkty párují s ostatními dodavateli
Párovací kód jiný kód pro párování s ostatními dodavateli, pokud se nemá párovat podle EANu
ISBN
Výrobce
Doplněk názvu
Krátký popis produktu, Popis produktu popis může obsahovat HTML
URL adresa produktu u dodavatele
Kód varianty, Název varianty jen u variant
Parametry - text parametry v jedné buňce
Název produktu EN, Krátký popis produktu EN, Popis produktu EN texty v dalších jazycích; kód jazyka podle jazyků nastavených v projektu (SK, DE...)

Ceny - ceny zadávejte v hlavní měně projektu (obvykle Kč), nebo v cizí měně se sloupcem Měna - viz Ceny v cizí měně.

Sloupec Poznámka
Doporučená bez DPH / Doporučená s DPH doporučená prodejní cena
Nákupní bez DPH / Nákupní s DPH vaše nákupní cena
MO rabat sleva z doporučené ceny v procentech
DPH % povinný při založení, například 21
Minimální prodejní bez DPH / s DPH cena, pod kterou se produkt nesmí prodávat
PHE bez DPH / PHE s DPH recyklační poplatek
Měna měna cen na řádku (EUR, PLN, USD...), ceny se přepočtou do hlavní měny projektu
Kurz vlastní kurz pro přepočet, prázdný = denní kurz ČNB

Při založení produktu vyplňte aspoň dva ze tří údajů: doporučenou cenu, nákupní cenu a MO rabat. Třetí se dopočítá. Při aktualizaci stačí jeden - například nová nákupní cena, rabat se přepočítá z doporučené ceny, kterou už produkt má.

Skladové informace

Sloupec Poznámka
Dostupnost povinný při založení, hodnoty viz níže
KS skladem počet kusů
Dostupnost (text) vlastní text dostupnosti, například „Odesíláme do 2 pracovních dnů“

Obrázky - libovolný počet sloupců s libovolným názvem (například Obrázek 1, Obrázek 2). Do buňky patří celá adresa obrázku začínající https://. První obrázek je hlavní, DataDepo obrázky stáhne samo.

Parametry - název parametru ve 3. řádku, jednotka v závorce: Průměr (cm), Objem (l). Skupina parametrů ve 2. řádku. Prázdná buňka znamená, že produkt parametr nemá.

Jak vyplnit hodnoty

  • Dostupnost: 1 = skladem, 0 = nedostupné, datum (15.11.2026) = očekávané naskladnění, auto = sklad neměnit (hodí se, když sklad plní jiný zdroj).
  • Datum dostupnosti pište jako text. Když Excel datum rozpozná a převede, uloží ho jako číslo a DataDepo zboží označí jako skladem. Buňku nastavte na formát Text, nebo před datum napište apostrof: '15.11.2026.
  • KS skladem: číslo, nebo >50, <5, 5-10. Uloží se číslo, u rozmezí dolní hranice.
  • Ceny: jen číslo, desetinná čárka i tečka jsou v pořádku. Text jako „Kč“ nebo „cca“ řádek odmítne.
  • Desetinná čísla v parametrech (objem 1,5 l) zadejte jako text. Číslo z Excelu se uloží s desetinnou tečkou (1.5).

Varianty

Varianty jedné karty mají každá svůj řádek se stejným Kódem produktu a různým Kódem varianty.

Ukázka Varianty: hrnek ve dvou barvách a pánev ve dvou průměrech

  • Údaje karty (název, popis, kategorie, výrobce, obrázky) se berou z prvního řádku, kde jsou vyplněné. Popis a obrázky tak stačí uvést jednou.
  • Na každém řádku vyplňte ceny a dostupnost, případně EAN a Název varianty - patří konkrétní variantě.
  • Parametr, jehož hodnota se mezi variantami liší (Barva, Průměr), se stane vlastností varianty. Parametr se stejnou hodnotou u všech variant (Materiál) zůstane parametrem karty.
  • Vlastnost varianty musí mít vyplněnou každá varianta karty, jinak import kartu odmítne.
  • Obrázky patří kartě, ne jednotlivým variantám.

Parametry v jednom sloupci

Pokud máte parametry pohromadě v jednom textu, použijte místo skupiny Parametry sloupec Parametry - text ve skupině Základní údaje produktu. Každý parametr dejte na samostatný řádek buňky (v Excelu Alt+Enter):

Rozměry
- Délka (cm): 70
- Šířka (cm): 50
Materiál
- Složení: 100 % bavlna

Řádek bez pomlčky je skupina parametrů, řádek s pomlčkou je parametr ve tvaru - Název (jednotka): hodnota. Jednotka je nepovinná. Pokud má list zároveň skupinu Parametry, použijí se parametry z ní a textový sloupec se ignoruje.

Ukázka Více dodavatelů: parametry v jedné buňce a dva listy pro dva dodavatele

Ceny v cizí měně

Ceník dodavatele v eurech, zlotých nebo jiné měně nemusíte přepočítávat ručně. Do skupiny Ceny přidejte sloupec Měna a DataDepo ceny řádku při importu přepočte do hlavní měny projektu (obvykle Kč). Volitelný sloupec Kurz určí vlastní kurz, jinak se použije denní kurz ČNB.

Ukázka Ceny v cizí měně: ceník v eurech, u posledního produktu s vlastním kurzem

Měna Kurz Co se s cenami řádku stane
prázdná prázdný nic, ceny jsou v hlavní měně projektu jako dosud
vyplněná prázdný přepočtou se denním kurzem ČNB
vyplněná vyplněný přepočtou se vaším kurzem, kurz ČNB slouží jen ke kontrole
prázdná vyplněný přepočtou se vaším kurzem, bez kontroly

V ukázce se cena mlýnku 39,90 EUR přepočte kurzem ČNB (například 24,40) na 973,56 Kč, cena nože 49,90 EUR vlastním kurzem 25,10 na 1 252,49 Kč.

  • Měna je kód měny z denního kurzovního lístku ČNB, velikost písmen nevadí: AUD, BRL, CAD, CHF, CNY, DKK, EUR, GBP, HKD, HUF, IDR, ILS, INR, ISK, JPY, KRW, MXN, MYR, NOK, NZD, PHP, PLN, RON, SEK, SGD, THB, TRY, USD, XDR a ZAR. CZK znamená ceny v korunách. Seznam určuje ČNB, měnu, kterou nevydává, import odmítne.
  • Kurz je počet jednotek hlavní měny projektu za 1 jednotku měny řádku, u běžného projektu „Kč za 1 EUR“. Pište ho s desetinnou čárkou (25,10) nebo jako text. Kurz s tečkou (25.3) český Excel převede na datum a import ho pak odmítne.
  • Přepočítá se doporučená, nákupní, minimální prodejní cena i PHE, bez i s DPH. MO rabat a DPH % zůstávají, jsou to procenta.
  • U variant platí Měna a Kurz pro svůj řádek, každá varianta může mít jinou měnu.
  • Kurz ČNB se mění každý den. Když stejný soubor bez vyplněného Kurzu nahrajete znovu po vydání nového kurzovního lístku (jiný den, nebo týž den po 14:30), ceny se přepočtou novým kurzem a v historii se řádky započtou jako Aktualizováno. Chcete-li ceny stabilní, vyplňte Kurz.
  • Kontrola vlastního kurzu: když vyplníte Měnu i Kurz a Kurz se od kurzu ČNB liší o víc než 20 %, import ceny přepočte vaším kurzem a nad formulářem zobrazí upozornění s příklady řádků. Typicky jde o překlep v kurzu - zkontrolujte ho a soubor případně nahrajte znovu.
  • Když kurzovní lístek ČNB zrovna není k dispozici, soubor se sloupcem Měna se nenahraje vůbec a formulář to ohlásí. Import zopakujte později.

Způsob zpracování

Při nahrání vybíráte, co se má s produkty stát:

Způsob zpracování Nové kódy Ručně nahrané produkty Produkty z feedu
Vytvořit nové produkty, aktualizovat stávající ručně vložené založí aktualizuje nechá beze změny
Vytvořit nové produkty, aktualizovat stávající produkty založí aktualizuje aktualizuje
Pouze aktualizovat stávající produkty přeskočí aktualizuje aktualizuje

Na dvě věci si dejte pozor:

  • První způsob bere soubor jako úplný seznam produktů dodavatele. Ručně nahrané produkty dodavatelů ze souboru, které v souboru chybí, přestanou být dostupné (v historii sloupec Odstraněno). Když je v některém z dalších souborů znovu uvedete, vrátí se. Za chybějící se počítá i řádek, který import odmítne kvůli špatně zapsané hodnotě (cena, dostupnost, měna, kurz). Pro dílčí soubor (jen několik produktů nebo jen sklad) proto volte Pouze aktualizovat stávající produkty.
  • Druhý a třetí způsob přepisuje i produkty z feedu - a natrvalo. Hodnota z Excelu, která se liší od feedu, se u produktu uloží jako ruční úprava a další aktualizace feedu ji už nepřepíše. Tyto způsoby u produktů z feedu používejte jen tehdy, když chcete údaje dodavatele trvale nahradit.

Dílčí soubor pro aktualizaci skladu a cen stačí takhle malý - kód produktu a sloupce, které měníte:

Ukázka Aktualizace skladu a cen

Postup nahrání

  1. Otevřete záložku Import produktů.
  2. Vyberte soubor XLS nebo XLSX (nejvýše 2 MB - větší soubor rozdělte, například po dodavatelích).
  3. Zvolte Způsob zpracování.
  4. Klikněte na Nahrát produkty a počkejte, než se stránka znovu načte. Velký soubor se zpracovává i několik minut.

Záložka Import produktů

Chyba v hlavičce nebo neznámý dodavatel zastaví celý soubor - hláška se zobrazí přímo ve formuláři a v historii se import neobjeví. Chyba v jednotlivém řádku zastaví jen ten řádek, ostatní se zpracují.

Výsledek a chyby

Záložka Historie importů ukazuje u každého nahrání stav, počet řádků a kolik produktů se vložilo, aktualizovalo a odstranilo. Aktualizováno počítá jen řádky, které se od minulého nahrání změnily. Kliknutím na název souboru si stáhnete původní soubor.

Historie importů

Odkaz (N chybných) u stavu otevře seznam chyb s číslem řádku v souboru. Řádek opravte a soubor nahrajte znovu.

Seznam chyb importu s čísly řádků

Nahrané produkty najdete v záložce Přehled ručně nahraných produktů a mezi Dodavatelskými produkty. Objeví se tam s krátkým zpožděním (obvykle do několika minut), a to jen ty, které projdou základním výběrem importovaných produktů dodavatele.

Přehled ručně nahraných produktů

Dál s nimi pracujete jako s jakýmikoli jinými produkty: kategorie dodavatele napárujete v párování kategorií a podle nastavení projektu je schválíte k exportu na e-shop.

U nového dodavatele nezapomeňte na cenotvorbu. Aby se produktům spočítala prodejní cena, musí mít dodavatel skupinu cenových pravidel v Cenotvorba > Prodejní ceny, záložka Skupiny pravidel. Bez ní zůstane koncová prodejní cena prázdná (v přehledu „--“) a produkty se na e-shop neexportují.

Export produktů jako šablona

V záložce Export produktů zvolíte dodavatele, formát (XLSX nebo XLS) a data, která má soubor obsahovat (identifikátory, popis, výrobce, kategorie, ceny, dostupnost, obrázky, parametry). Výběr můžete zúžit filtry, například jen na dostupné produkty nebo vybrané dodavatelské kategorie. Jeden export obsahuje nejvýše 5 000 produktů.

Stažený soubor má správnou hlavičku i název listu, takže ho upravíte a nahrajete zpět. U dodavatele s feedem mějte na paměti druhý a třetí způsob zpracování - změny se uloží jako trvalé ruční úpravy.

Časté chyby

Hláška Co s tím
Dodavatel … nebyl nalezen název listu neodpovídá žádnému dodavateli v projektu - list přejmenujte, nebo dodavatele založte
Neznámý název skupiny / Neznámý název sloupce překlep v 1. nebo 3. řádku hlavičky, opravte podle tabulek výše
nebyla nalezena povinná skupina / povinný sloupec při založení produktů chybí skupina Ceny nebo Skladové informace, případně sloupec Název produktu, Kategorie, DPH % nebo Dostupnost
nebyly nalezeny všechny povinné sloupce pro výpočet cen doplňte druhý cenový údaj (doporučená cena, nákupní cena nebo MO rabat)
Produkt neobsahuje …, není možné jej vytvořit nový produkt nemá vyplněný povinný údaj
Hodnota … v poli Dostupnost není správně zadána použijte 1, 0, auto nebo datum jako text
Cena … není správně zadána v buňce je kromě čísla i text
Měna … není v kurzovním lístku ČNB překlep v kódu měny, „Kč“ místo CZK, nebo měna, kterou ČNB nevydává (ceny v cizí měně)
Kurz … není kladné číslo v Kurzu je text, nula nebo záporné číslo
Kurz … je příliš velký (nad 1 000) Excel kurz převedl na datum - napište ho s desetinnou čárkou, nebo buňku nastavte na formát Text
Cena … po přepočtu kurzem vychází 0 kurz je příliš malý, zkontrolujte ho
Aktuální kurzovní lístek ČNB se nepodařilo načíst kurz ČNB teď není k dispozici, import zopakujte později
Duplicitní kód produktu stejný Kód produktu (u variant stejná kombinace s Kódem varianty) je na listu dvakrát
Varianta nemá vyplněny všechny parametry některé variantě chybí hodnota vlastnosti (barva, velikost…)
Sloupec … je příliš dlouhý zkraťte hodnotu na uvedený počet znaků
Maximální velikost souboru je 2MB rozdělte soubor na menší

Tipy

  • Kód produktu neměňte. Podle kódu DataDepo pozná, že jde o tentýž produkt. Nový kód založí nový produkt a starý při prvním způsobu zpracování přestane být dostupný.
  • Pro pravidelnou aktualizaci skladu a cen stačí malý soubor jen s kódem a měněnými sloupci, nahraný způsobem Pouze aktualizovat stávající produkty - viz ukázka Aktualizace skladu a cen.
  • Před velkým importem si nejdřív nahrajte pár řádků a výsledek zkontrolujte v přehledu.